…og kan de se og høre det? Stikord til en strategi for din kommunikation – og lidt forslag til din kommende generalforsamling.
Vil du hygge dig i trygge rammer? Eller vil du ud på de vilde vover, hvor du sætter noget på spil – og ofte dig selv i spil? Vil du med andre ord drive din forening i ro og fred og hygsomhed uden for mediernes søgelys ELLER vil du stille dig og din forenings mål og formål til skue, så alle andre får mulighed for at til- eller fravælge det, foreningen står for? Det er to vidt forskellige veje at gå, men i organisationer sker der ofte det, at nøglepersoner vælger den ene eller den anden vej uden at gøre det særligt bevidst. Og det har konsekvenser. De, der hygger sig, har sjældent succes med at overbevise andre om, hvorfor deres organisation er vigtig. Det har de andre derimod.
Har du et forklaringsproblem?
Når man er en forening eller en organisation, så handler det om at gå sammen for at skabe en forandring. Men man bliver aldrig en stærk forening, hvis man ikke går i byen og fortæller sine medborgere, hvorfor foreningen og dens forehavende er en god ide. Man må ud og markere sig, hvis man vil være markant. Hvis du ikke kan eller vil forklare os andre, hvad du er her for, og hvad du vil, så har du et forklaringsproblem. Det er næstsidste stop på den rute, der ender der, hvor foreningen er irrelevant.
Hank op i medlemmerne
Hvis du fornemmer, at din forening er på vej i den retning, så start med at hanke op i de andre medlemmer. Begynd på at skabe en fælles bevidsthed om, hvad I som forening egentlig gerne vil. I moderne organisationstermer: Find jeres ”why”. På et mere jordnært dansk: Hvad er det, I drømmer om? Og hvor mange vil I gerne have med på at forfølge drømmen?
Næste skridt er at lægge en plan. Hvordan kan I bryde drømmen op i en række opnåelige delmål?
Op på ølkassen
Og i et samfund bestående af hundredtusindvis af viljer, som trækker i alle retninger, er det afgørende, at man som forening kan samle mennesker. Det sker ved at stille sig op på ølkassen i parken og tage ordet. Men også det bør I lægge en nøje plan for, som selvfølgelig skal revideres undervejs.
I bliver skarpere
Hvis I følger denne enkle formel, så vil det betyde, at I får behov for at give jeres meninger til kende over for det omgivende samfund. Det vil også betyde, at I bliver langt skarpere at høre på, når I melder jer på banen. Fordi I ved, hvad I vil, og har et bud på, hvordan I skal komme derhen.
Eksempel:
Din organisations næste generalforsamling i en hyggelig og en skarp version
Den hyggelige generalforsamling
I indkalder medlemmerne til den årlige generalforsamling på vanlig vis med en standarddagsorden: Valg af dirigent, referent, formand, bestyrelse, beretning, økonomi, budget og eventuelt. De 35 vanlige deltagere dukker op – fordi de kender hinanden i forvejen, og så er der også noget godt at spise. Som opfølgning på generalforsamlingen sender I et referat ud til medlemmerne i en vedhæftet word-fil. Bagefter er alt ved det gamle.
Den skarpe generalforsamling
Generalforsamlingen er klimaks i et årshjul, hvor drøftelserne fra generalforsamlingen bliver direkte afspejlet i de aktiviteter, foreningen har. Som forberedelse til generalforsamlingen sætter formanden sig i spidsen for at forklare medlemmer og omverden, hvilke tanker bestyrelsen har gjort sig for det kommende år. Hvad skal der nu ske? Hvordan er de foreslåede aktiviteter noget, der kan bringe foreningen et skridt eller flere nærmere realiseringen af målene, visionerne og drømmene?
Som led i generalforsamlingen inddrages medlemmerne i at drøfte, hvilke initiativer foreningen bør tage, sådan at de beslutninger, generalforsamlingen træffer, har medlemmerne bag sig. Som resultat af generalforsamlingen står foreningen med en række væsentlige beslutninger, som efter foreningens opfattelse vil kunne gøre noget godt for det omgivende samfund. Efter generalforsamlingen laver foreningen nyheder for hver beslutning og deler dem med pressen og i egne medier. Endvidere lægger bestyrelsen en plan for, hvordan de besluttede initiativer bedst kan føres ud i livet. Foreningen har taget vigtige skridt til at blive en væsentlig samfundsaktør.
3 presse-relaterede tips til generalforsamlingen
- Invitér journalister fra pressen til at dække generalforsamlingen – vis dem tydeligt i invitationen, hvorfor det er relevant
- Sørg for, at I har en person i foreningen, som er ansvarlig for at samle og udsende egnede nyheder. Ganske ofte kan de være færdiggjort på forhånd.
- Benyt optakten til generalforsamlingen til at fortælle omverdenen om bestyrelsens opfattelse af året der gik, og om det giver anledning til at se foreningens visioner i et nyt lys.